El Instituto Cervantes mejora su reporting con Actuate

El crecimiento experimentado por el Instituto ha ido acompañado de una  serie de mejoras estructurales y organizativas orientadas a optimizar su principal actividad: la enseñanza del español. Así, desde su creación, la institución que actualmente dirige Carmen Caffarel viene apostando por el uso estratégico de las nuevas tecnologías y mantiene un sólido compromiso con la aplicación de las TIC para la mejora de sus servicios, una realidad de la que es una clara prueba el Centro Virtual Cervantes.

Una de sus prioridades fue la mejora del proceso de explotación y reporting de toda la información relativa a alumnos y cursos en los cerca de 80 centros que tiene repartidos por el mundo; esta  tarea la encomendó a NessPro Spain, quien se encargo de implantar la herramienta Actuate, que distribuye en exclusiva en España y Portugal.  

Para el Instituto Cervantes, que  cuenta con dos CPDs, uno en su sede central en la madrileña calle de Alcalá, y el segundo en el TIC de Telefónica en Tres Cantos, explotar la información relativa a los cursos y alumnos matriculados en todos y cada uno de sus centros es una tarea estratégica y fundamental para poder  mejorar la toma de decisiones. "Para nosotros resulta fundamental poder explotar y presentar informaciones sobre temas como los cursos u horarios más demandados o el número de diplomas de español por centro o por país. Esta información nos permite responder a la demanda de información por parte de determinadas instituciones públicas, adecuar las actuaciones del Instituto, o tomar decisiones de marketing", explica el responsable de la herramienta Actuate en el Instituto Cervantes, José Carlos Caro Barroso.

Antes de implementar Actuate, el Instituto Cervantes realizaba esta actividad de forma manual utilizando Crystal Reports 8 para acceder a las diferentes BBDD de sus distintos aplicativos, todas Oracle 9i. Una tarea que consumía tiempo y recursos y que, en ocasiones, al realizar determinadas consultas pesadas, provocaban caídas del servidor. Fue el Grupo Garben, encargado de la  modernización de la aplicación de gestión de matriculas del Cervantes, quien identificó la herramienta Actuate del fabricante canadiense del mismo nombre y que NessPro distribuye en exclusiva en España y Portugal.

Eficiencia al mejor precio
Tras analizar la versión superior de Crystal Reports y la solución Actuate, el Instituto Cervantes llegó a la conclusión de que la herramienta propuesta por Garben era la que mejor se adecuaba a sus necesidades. "Actuate resultaba más rápida, ágil e intuitiva para los usuarios, ofrecía mejores tiempos de respuesta, mayor precisión y alternativas de búsqueda, además de ser bastante más económica que Crystal", indica Caro. La referencia de la Seguridad Social, que utiliza la tecnología Actuate para explotar la información y realizar los informes relativos a la vida laboral de sus afiliados, terminó de inclinar la balanza hacia la herramienta Actuate.

Tomada la decisión, el Instituto Cervantes inició el proyecto de implantación que, como apunta el técnico, "se prolongó cerca de un año, dedicándose alrededor de seis meses a la migración de los informes hasta entonces residentes en Crystal y a la definición de nuevos informes". Una vez en explotación la aplicación de Gestión de Matriculas y visto su buen funcionamiento, el Instituto Cervantes decidió ampliar el alcance de Actuate a otros entornos, de forma que en la actualidad "Actuate proporciona la funcionalidad de reporting de cuatro sistemas: Gestión de Personal, Gestión de Matrículas, Gestión de Diplomas y Gestión de Convenios", enumera Caro, para avanzar que la próxima aplicación a la que Actuate dará cobertura será la de gestión de actividades culturales.

Corriendo sobre Windows 2003 Server R2 en dos máquinas virtuales balanceadas residentes en un blade de HP virtualizado con VMware, la herramienta Actuate es utilizada a día de hoy en el Instituto Cervantes por cerca de 900 usuarios, unos 300 en la sede central y el resto localizados en los centros del Instituto Cervantes repartidos por Europa, América del Norte, América del Sur, África y Oriente Próximo.
Entre las mejoras conseguidas con la implantación de Actuate, Caro destaca la mejora en los tiempos de respuesta; de hecho, "Crystal tardaba en servir determinados informes tres o cuatro minutos, mientras que con Actuate no llega a los 50 segundos". Por otro lado, la nueva herramienta ha reducido la carga de trabajo del Departamento de Informática ya que "con la versión 8 de Crystal era necesario instalar un ActiveX en los puestos cliente y esa exigencia no existe con Actuate, lo cual ha incrementado la efectividad del departamento". El nivel de satisfacción del Instituto Cervantes en relación con la tecnología Actuate es tan elevado que, de cara al futuro ya se plantea la migración de la versión 8 de Actuate, hoy en explotación, a su nueva versión 10, lo que le permitirá disfrutar de nuevas funcionalidades.

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